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Newsletter

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FĂŒr: Betreiber (einrichten, Einstellungen) und Redakteure (Ausgaben, Abonnenten) · Platzhalter: !!newsletter!!

Inhalt: Liste einrichten (Betreiber)AbonnentenImport und Export (CSV)Eine Ausgabe schreiben und versendenDer Versand lÀuftWenn das Modul ausgeschaltet wird HÀufige Fragen

✔ Kurz gesagt – die wichtigsten Funktionen

  • Einschalten: Reiter Module → Newsletter. Danach gibt es den Reiter Newsletter. Die Liste einrichten und die Einstellungen Ă€ndern darf nur der Betreiber.
  • Einrichten: Name eingeben → „Newsletter einrichten“ → Einstellungen: Absender, Versandkonto, Fußzeile mit Impressum → Haken aktiv setzen. Erst dann nimmt die Liste Anmeldungen an.
  • Anmeldeformular: !!newsletter!! in einen Artikel schreiben (die erste Liste); !!newsletter2!! zeigt die Liste mit der Nummer 2.
  • Double-Opt-In: Wer sich anmeldet, bekommt eine BestĂ€tigungsmail und ist erst nach dem Klick Abonnent (Status „aktiv“).
  • Ausgabe versenden: Neue Ausgabe → Betreff und Inhalt schreiben → Vorschau → Testmail an sich selbst → Versand starten (mit BestĂ€tigungs-HĂ€kchen).
  • Der Versand lĂ€uft im Hintergrund in kleinen Portionen (Raten-Grenzen). Sie können pausieren, fortsetzen, abbrechen. Jede Mail enthĂ€lt einen Abmelde-Link.
  • Abonnenten verwalten: suchen, filtern, hinzufĂŒgen, löschen, CSV importieren/exportieren, Kategorien fĂŒr Teil-Verteiler.

✖ Was Sie niemals tun sollten

  • Adressen ohne Einwilligung hinzufĂŒgen oder importieren. E-Mail-Werbung ohne Zustimmung ist rechtlich heikel und fĂŒhrt schnell zu Beschwerden, Sperren und Spam-Einstufung. Nutzen Sie im Zweifel den Weg „Alle als wartend – BestĂ€tigungsmail (Double-Opt-In)“.
  • „Alle sofort als aktiv ĂŒbernehmen“ wĂ€hlen, wenn Sie die Einwilligung nicht nachweisen können. Das HĂ€kchen bestĂ€tigt, dass sie vorliegt – das sagen Sie damit verbindlich.
  • Eine Ausgabe versenden, ohne vorher eine Testmail gesehen zu haben. Versendetes lĂ€sst sich nicht zurĂŒckholen.
  • Die Fußzeile (Impressum/Anschrift) weglassen. Sie ist gesetzlich nötig und steht unter jeder Mail.
  • Raten-Grenzen höher setzen, als Ihr Versandkonto erlaubt. Es bringt nichts (der Mailserver bremst) und gefĂ€hrdet den guten Ruf des Absenders. Die Voreinstellung passt zum zentralen Mailserver.
  • Das Kennwort des Versandkontos weitergeben oder in Texte schreiben. Es wird verschlĂŒsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
  • Eine große Liste „zum Testen“ benutzen. Testen Sie mit einer eigenen kleinen Liste oder der Testmail-Funktion.
  • „Liste mit allen Daten löschen“ klicken, wenn Sie nur eine Ausgabe oder einen Abonnenten loswerden wollen. Das löscht alle Abonnenten, Ausgaben und VerlĂ€ufe endgĂŒltig.

Liste einrichten (Betreiber)

  1. Reiter Newsletter → Name des Newsletters → „Newsletter einrichten“.
  2. Einstellungen öffnen:
    • Absender: Absendername, Absenderadresse („Von“), optional Antwortadresse.
    • Versandkonto (SMTP): Server, Port, VerschlĂŒsselung, Benutzer, Kennwort. Die Absenderadresse muss zum Versandkonto passen. Diese Daten bekommen Sie von Ihrem Plattform-Betreiber bzw. E-Mail-Anbieter.
    • Raten-Grenzen: Mails pro Minute / Stunde / Tag. Darunter steht, wie lange ein Versand an 500 EmpfĂ€nger dauern wĂŒrde.
    • Texte: Betreff und Text der BestĂ€tigungsmail, Meldung nach dem Absenden, Einwilligungstext am Formular, Fußzeile jeder Mail (Impressum/Anschrift).
  3. Haken aktiv setzen und speichern. Solange Absender oder Versandkonto fehlen, bleibt die Liste inaktiv; Besucher sehen dann einen freundlichen Hinweis statt des Formulars.
  4. !!newsletter!! in einen Artikel schreiben. Das Formular hat einen Spamschutz und einen Einwilligungstext.

Abonnenten

Status: aktiv (bestÀtigt, bekommt Ausgaben), wartet (BestÀtigungsmail noch nicht angeklickt), abgemeldet. Sie können nach E-Mail/Name suchen und nach Status oder Kategorie filtern.

  • Abonnent hinzufĂŒgen: E-Mail, Name (optional). Mit dem Haken „Einwilligung liegt vor“ ist die Person sofort aktiv, sonst bekommt sie eine BestĂ€tigungsmail (Double-Opt-In).
  • BestĂ€tigungsmail erneut senden bei wartenden Abonnenten (wenn die erste im Spam gelandet ist).
  • Kategorien (z. B. „Termine“, „Aktuelles“): Abonnenten können beim Anmelden wĂ€hlen, wenn Sie das erlauben. Eine Ausgabe geht dann an alle oder nur an bestimmte Kategorien. Wer nichts wĂ€hlt, bekommt alles.

Import und Export (CSV)

Import: Datei hochladen → Sie sehen zuerst eine Vorschau (nichts wird gespeichert). Spalten mit Kopfzeile: email; optional name, kategorien (mit | getrennt), status (aktiv/wartet/abgemeldet). Trennzeichen ; oder ,. Ohne Kopfzeile: E-Mail;Name. Dann wĂ€hlen Sie, wie ĂŒbernommen wird:

  • Wie in der Datei (ohne Angabe: wartend),
  • Alle als wartend – BestĂ€tigungsmail an jede Adresse (Double-Opt-In, bei fremden Listen empfohlen),
  • Alle sofort als aktiv – nur, wenn fĂŒr alle eine gĂŒltige Einwilligung vorliegt (Pflicht-HĂ€kchen).

Adressen, die schon in der Liste sind oder ungĂŒltig, werden ĂŒbersprungen. BestĂ€tigungsmails gehen im Hintergrund unter Beachtung der Raten-Grenzen hinaus. Export: „CSV-Export“ lĂ€dt die (gefilterte) Liste herunter.

Eine Ausgabe schreiben und versenden

  1. Neue Ausgabe → Betreff, Inhalt im Editor (Bilder per „Bilder einfĂŒgen / Hochladen & einfĂŒgen“). Die Textversion (fĂŒr Mail-Programme ohne Formatierung) wird automatisch erzeugt; Sie können sie auch von Hand schreiben.
  2. EmpfÀnger: alle aktiven Abonnenten oder nur bestimmte Kategorien.
  3. Optional „Bilder direkt in die Mail einbetten“: erscheinen sofort, ohne dass der EmpfĂ€nger „Bilder laden“ klicken muss (max. 4 MB je Mail; mehr wird als Link eingefĂŒgt).
  4. Entwurf speichern, dann Vorschau ansehen.
  5. Testmail an Ihre eigene Adresse senden und in Ihrem Mail-Programm prĂŒfen (Handy nicht vergessen).
  6. Versenden: BestĂ€tigungs-HĂ€kchen setzen → Versand starten. Ab jetzt ist die Ausgabe gesperrt – Änderungen gehen nur ĂŒber „Als neuen Entwurf kopieren“.

Der Versand lÀuft

Ein Hintergrund-Job sendet jede Minute eine Portion, so viele wie die Raten-Grenzen erlauben. Bei der Voreinstellung von 45 Mails pro Tag dauert ein Versand an 500 Adressen etwa 11 Tage. Das ist Absicht: GleichmĂ€ĂŸiges Senden schĂŒtzt vor Sperren durch Mail-Anbieter. Sie sehen in der Ausgabe den Fortschritt (gesendet / Fehler). Mit Pausieren hĂ€lt der Versand an, Fortsetzen macht weiter, Abbrechen beendet ihn (wer noch nichts bekommen hat, bekommt auch nichts mehr; Gesendetes bleibt gesendet).

Wer sich abmeldet (Link in jeder Mail, funktioniert auch mit einem Klick im Mail-Programm), erhÀlt ab sofort nichts mehr, auch nicht aus einem laufenden Versand.

Wenn das Modul ausgeschaltet wird

Das Anmeldeformular verschwindet, neue Anmeldungen und BestÀtigungsmails werden nicht mehr angenommen, laufende Versendungen warten. Die Abmelde- und Einstellungs-Links in bereits verschickten Mails funktionieren weiter. Alle Daten bleiben erhalten.

HĂ€ufige Fragen – „Warum 
?“

Warum ist meine Liste „inaktiv“ und das Formular nicht sichtbar?
Haken aktiv in den Einstellungen fehlt oder Absenderadresse/Versandkonto sind unvollstÀndig. Besucher sehen bis dahin einen Hinweis statt des Formulars.
Warum kommt die BestÀtigungsmail nicht an?
Spam-Ordner prĂŒfen. Tippfehler in der Adresse? Beim Abonnenten (Status „wartet“) können Sie BestĂ€tigungsmail erneut senden. Wenn der Versand tĂ€glich begrenzt ist, kann sich die Mail verzögern (die BestĂ€tigungen gehen mit unter die Raten-Grenzen).
Warum dauert der Versand so lange?
Wegen der Raten-Grenzen (Mails pro Minute/Stunde/Tag). Das ist Absicht und schĂŒtzt den Ruf des Absenders. Wollen Sie schneller, muss der Plattform-Betreiber das Versandkonto und die Grenzen abstimmen.
Warum kann ich eine versendete Ausgabe nicht mehr Àndern?
Damit nachvollziehbar bleibt, was verschickt wurde. Nutzen Sie „Als neuen Entwurf kopieren“.
Warum sehe ich Einstellungen nicht oder bekomme „Keine Berechtigung“?
Liste einrichten, löschen und Einstellungen Àndern darf nur der Betreiber. Redakteure schreiben und versenden Ausgaben und pflegen Abonnenten.
Warum werden beim Import Zeilen ĂŒbersprungen?
Die E-Mail-Adresse ist ungĂŒltig oder schon in der Liste. In der Vorschau sehen Sie das vor dem Übernehmen.
Warum wartet ein Abonnent auf BestÀtigung?
Er hat die BestÀtigungsmail noch nicht angeklickt (Double-Opt-In, rechtlich gewollt). Bis dahin bekommt er keine Ausgaben.
Warum landen unsere Mails beim EmpfÀnger im Spam?
HĂ€ufige Ursachen: kein oder unvollstĂ€ndiges Impressum in der Fußzeile, viele Großbuchstaben/Ausrufezeichen im Betreff, nur ein großes Bild ohne Text, ein Absender, der nicht zur Domain des Versandkontos passt, oder EmpfĂ€nger, die Sie nie gewollt haben. Testen Sie mit der Testmail an verschiedene Anbieter.
Warum erscheint das Anmeldeformular nicht auf der Seite?
Modul Newsletter ausgeschaltet, Platzhalter fehlt oder wurde zerteilt, oder die Liste ist inaktiv (siehe oben).

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